Services & Technologie

Dématérialisation

Automatisation de la saisie comptable

Le service de la dématérialisation comporte 2 options complémentaires:

    • La création d’un fichier à intégrer dans votre système comptable (sous format xsl ou csv)
    • L’envoi des pièces comptables par mail (sous format pdf)

La première solution consiste à vous envoyer par e-mail ou via ftp, un fichier structuré qu’il vous sera possible d’intégrer directement dans votre back office ou même dans votre comptabilité. Nous pouvons envoyer ce fichier toutes les semaines ou tous les mois. Ce fichier peut être structuré selon vos désirs et les paramètres de votre logiciel de gestion. Ce service vous permet de réduire les coûts de la saisie comptable.

L’envoi des factures par e-mail, la deuxième solution, vous permet d’intégrer nos factures directement dans votre système de GED (gestion électronique des documents). A vous de nous indiquer la périodicité de l’envoi, le type de relevé souhaité et le format du fichier.

Si vous souhaitez recevoir vos factures par e-mail, vous pouvez choisir entre l’envoi par fichier global des factures du jour (soit un fichier qui regroupe toutes les factures émises au cours de la journée) ou un envoi pièce par pièce (soit un fichier qui comporte une seule facture).

Nous pouvons aussi vous faire parvenir chaque mois un état des déplacements des collaborateurs de votre Société au format Excel, avec le classement par facture et par personne.

La législation fiscale qui permettra de vous faire parvenir conjointement vos factures du mois en un fichier pdf n’est pas encore passée mais cela est prévu pour 2013. Les économies de papier et de coût de la saisie comptable devraient donc être très importantes.

Personnalisation

Traçabilité

Le système de facturation et de reporting élaboré par ORSUD a été conçu avec l’objectif de s’adapter aux besoins de ses clients.

Nous avons prévu des champs analytiques et comptables intégrés dans nos factures et relevés vous permettant d’avoir les moyens supplémentaires d’effectuer un contrôle des dépenses liés aux déplacements de vos collaborateurs.

Il vous faudra intégrer vos références internes de gestion et de contrôle dans le processus de réservation (soit le Numéro de Mission, le Numéro d’imputation, le Numéro analytique, le Numéro de chantier, le Numéro comptable d’imputation, de service, et le nom de la personne qui a validé la commande).

Nos clients apprécient notre capacité à prendre en compte leurs impératifs et la souplesse technique de notre système de facturation.

Pour plus d’information veuillez prendre contact avec nous.

Statistiques en ligne

Votre espace privatif

Lorsque vous cliquez sur notre page d’accueil sur le bouton « Votre Espace: Factures et Statistiques » vous êtes dirigés sur votre espace privatif. Celui-ci vous permet de visualiser vos factures, de vérifier si vos règlements ont bien été pris en compte et bien imputés. Les factures sont mises à jour sur Internet tous les matins.

La deuxième partie de la rubrique « Factures et Statistiques » vous donne une vue synthétique de vos déplacements et vous permet de négocier au mieux avec les fournisseurs. Vous pouvez faire des extractions en fonction du nom du voyageur et du Numéro de mission mais aussi par destination, par alliance aérienne, par chaîne hôtelière, et visualiser vos abonnements.

La troisième partie vous permet d’exporter au format Excel le détail des déplacements et vos écritures comptables.

Soucieux d’améliorer nos services, nous investissons dans le développement de nos statistiques en fonction de nouvelles demandes. N’hésitez pas à nous faire part de vos désirs afin que nous puissions enrichir ces éléments et vous fournir les statistiques spécifiques dont vous pourriez avoir besoin.

Ecologie

Développement durable

AFRIQUE

Nous nous sommes engagés il y a quelques temps déjà dans le développement durable non seulement dans nos agences mais aussi auprès de nos clients et de nos fournisseurs.

Cela se traduit dans nos agences par une limitation du gaspillage :

  • Le papier : Nous avons réduit le volume d’impressions en mettant des réservations en files d’appel. Nos brochures non utilisées sont données aux sociétés de recyclage. Nous avons réduit nos envois de courrier en papier en mettant en place la dématérialisation des factures et relevés clients et en privilégiant les échanges des fichiers comptables avec nos partenaires et nos prestataires. Nous avons opté pour le règlements des fournisseurs par virements et cartes bancaires virtuelles. Nous sauvegardons nos documents au format dématérialisé GED (Gestion Électronique des Documents)
  • L’électricité et consommables : nous investissons dans l’équipement de nos points de vente en lampes de basse consommation. Nous sensibilisons nos collaborateurs à la réduction d’utilisation des consommables.

Nous investissons dans le développement des outils de calcul de l’empreinte carbone pour nos clients.

Nous invitons nos clients à partager notre engagement pour le développement durable et à adopter les billets électroniques ainsi que les factures dématérialisées, l’envoi des relevés par e-mail, et la consultation des statistiques et des pièces comptables via leur espace privatif.

Cartes de crédit virtuelles

Nous nous engageons

La garantie des réservations hôtelières et low-cost par carte bancaire est devenue une norme.

Pour parer aux risques de fraude, nous avons adopté l’usage de cartes de crédit virtuelles qui possèdent 3 niveaux de sécurité : elles sont uniques à chaque réservation pour un montant précis, une durée de validité et un débiteur déterminés.

Nous ne demandons donc jamais à nos clients de donner leur carte de crédit en garantie.

RESAFAST

Powered by KDS

Planifiez vos déplacements et réservez vos billets en ligne

Notre outil de réservation en ligne RESAFAST vous permet de consulter les disponibilités, de réserver et de gérer vos déplacements sur votre portail sécurisé tout en respectant la politique voyages de votre société.

Devenez maître de vos réservations: réservez en direct vos billets d’avions, de trains, ainsi que les hôtels et voitures de location depuis votre bureau, votre ordinateur portable ou votre mobile.

Vos billets sont émis par nos agents, vous ne devez donc pas faire d’avance avec votre carte bancaire personnelle. Les frais d’agence sont réduits. Vous bénéficiez des mêmes conditions de paiement, et surtout du même support en cas de problème qu’en passant par le mode de réservation traditionnel.

Principaux avantages :

  • Accès direct aux disponibilités des compagnies aériennes, ferroviaires, hôtelières et loueurs de voitures
  • Accès aux tarifs négociés par votre société
  • Disponibilité 24heures/24 et 7jours/7
  • Intégration de la politique voyages (notamment pour les différentes catégories des voyageurs)
  • Workflow de validation
  • Affichage des alertes, des notes tarifaires, et notification de non-respect de la politique de voyage
  • Possibilité d’intégrer des imputations analytiques et comptables (ordre de mission, centre de coût, code analytique etc.)
  • Gestion des cartes d’abonnement et des réductions personnelles (vos collaborateurs peuvent bénéficier des tarifs abonnés et des réductions personnelles, comme par exemple pour la SNCF des tarifs Jeunes, Senior, Famille Nombreuse etc.)

La mise en place

  • Analyse et recueil des informations concernant l’organisation interne, la politique de voyages, le volume et caractère des déplacements, ainsi que les contrats négociés.
  • Paramétrage de l’outil en fonction de la politique voyages, intégration des profils des voyageurs, tests des fonctionnalités
  • Formation des voyageurs/assistants (dans vos locaux ou à distance via téléconférence) et élaboration des notices d’utilisation personnalisées
  • Ajustements et modifications éventuelles en fonction des retours des utilisateurs

Service 24heures/24 et 7jours/7

Toujours à vos cotés

Il vous est possible de souscrire à un service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 afin de pouvoir à tout moment du jour ou de la nuit, même à l’autre bout du monde, modifier votre billet et le re-router. Ce service est proposé sur abonnement avec un coût fixe par appel. Pour plus de détails, veuillez nous contacter.