Conseils & Expertise – Optimisation des coûts

Analyse des besoins

Etat de l’existant

C’est en comprenant votre problématique que nous allons pouvoir vous aider à optimiser votre poste « voyages d’affaires ». Une analyse des besoins est essentielle pour que nous puissions vous poser les bonnes questions et vous proposer les services qui vous conviennent.

Cette analyse nous permettra de vous proposer une politique voyage réductrice de coûts mais aussi adaptée à votre trafic
(avec l’étude et la mise en place de contrats-firme avec les fournisseurs, l’achat de cartes d’abonnement et l’adoption éventuelle d’une solution de billetterie ON LINE).

Politique Voyage

Des normes pour votre Société

Elaboration et mise en place de votre politique voyages :

  • Nous intervenons à toutes les étapes du processus d’élaboration de votre politique voyages.
  • Nous travaillons ensemble sur la sélection des meilleures solutions au regard des spécificités de votre entreprise : définition du budget voyages, régulation des catégories autorisées pour vos collaborateurs sur l’aérien, le ferroviaire, l’hôtellerie et les locations de véhicules.
  • L’optimisation de votre budget étant notre principal objectif, nous assurons un suivi régulier des recommandations afin d’évaluer l’efficacité des mesures mises en place et les réajuster si nécessaire.

Bénéficiez de notre expérience pour définir ou ré-évaluer votre politique voyages!

Contrat Firme

Des économies pour vos voyages

Nous vous assistons lors des négociations avec vos prestataires voyages tels que les compagnies aériennes et ferroviaires, les loueurs de véhicules et les hôtels.

Utilisez nos statistiques pour étudier votre trafic et finaliser vos attentes. Nous mettons à votre disposition notre expertise pour réduire vos dépenses.

Cartes d’abonnement

Des économies ou des pertes

Il est possible de faire des économies importantes en utilisant les cartes d’abonnement des compagnies aériennes et de la SNCF lorsque le nombre de voyages par utilisateur est élevé. Cependant cela peut être aussi une source de pertes si le nombre de déplacements effectués n’est pas suffisant!
Les statistiques sur notre site vous permettront de faire cette analyse très facilement en tenant compte des départs éventuels et des marchés conclus.

Optimisation des coûts

De réservation et de gestion

C’est l’expertise et le savoir-faire de nos agents qui sont la première source de vos économies. Ils vous indiquent le meilleur tarif ainsi que le trajet le plus pratique. Ils vous ferons bénéficier de nos tarifs négociés. N’hésitez pas à faire appel à notre expérience, nos agents sont à votre service.

ORSUD ne facture pas de frais de réservation et d’annulation pour tous les billets annulés dans la journée.

Nous pouvons mettre à votre disposition RESAFAST (par KDS), notre outil ON LINE de réservation. RESAFAST vous permet de réserver le moyen de transport de votre choix de votre bureau, de chez vous, et à n’importe quelle heure. Il s’accompagne de frais d’agence nettement inférieurs à ceux pratiqués OFF LINE. Ce sont nos agents qui émettent les billets réservés ON LINE, la facture sera reprise dans votre relevé de fin de mois. Cet outil intègre aussi votre politique voyage selon vos critères (quelle personne voyage en 1ère classe en train, en avion etc.).

ORSUD Business vous propose aussi des factures personnalisées avec numéro de Mission et d’Imputation
. Nous pouvons y indiquer un centre de coût ainsi qu’un numéro de matricule ou comptable.

ORSUD propose aussi une solution de dématérialisation des pièces comptables
: vous recevez soit par e-mail soit via ftp un fichier .csv ou Excel à intégrer directement dans votre comptabilité. Ce service vous permet de réduire considérablement vos frais de gestion liés à la saisie comptable.

Vous pouvez opter pour le service d’envoi de factures et relevés par e-mail. Choisissez la fréquence d’envoi qui vous convient (quotidien, hebdomadaire, par quinzaine ou mensuel) ainsi que le type de relevé qui vous intéresse. Vous recevrez les factures par e-mail au format pdf, prêtes à être intégrées dans votre système GED (Gestion Electronique des Documents).

Notre site vous permet de consulter vos factures mais aussi vos statistiques ainsi que de télécharger le détail de chaque trajet effectué par les collaborateurs de votre Société au format Excel.

Si vous souscrivez au programme Corporate de carte logée d’AMEX ou AIRPLUS, vous bénéficiez en plus d’un reporting des frais de voyages de votre Société tout en bénéficiant d’un délai de paiement.

Nous avons mis en place un service de carte virtuelle nous permettant de réserver les Low Cost et les hôtels et ainsi de vous garantir les meilleurs tarifs tout en évitant les risques d’utilisation frauduleuse des cartes bancaires classiques!

Enfin, sur abonnement, nous pouvons vous proposer un service 24 heures/24 et 7 jours/7 pour éviter d’effectuer des dépenses en déplacement au plein tarif.

Bonnes pratiques de réservation

Encore des économies

L’anticipation et la bonne gestion du temps sont des mots clés pour la réduction des frais de déplacements. Il est recommandé d’éviter les réservations de dernière minute, ainsi que les propositions « trop alléchantes ». En effet, ces promotions sont dans la plupart des cas non-échangeables et non-remboursables.

Votre activité professionnelle vous laisse peu de place à la planification? Vos collaborateurs modifient ou annulent souvent leurs déplacements? Faites appel à nos agents qui sauront vous proposer les tarifs adaptés, mettre une option, et retarder si besoin l’émission du billet jusqu’à sa date limite.

Pour les billets de trains, pensez à annuler votre place avant le départ du train, en appelant votre agence ou un numéro spécial de la SNCF 3635 (0.34 € TTC/min hors surcoût éventuel, dire « Annulation »).

De même les NO SHOWS impliquent des facturations hôtelières, souvent le prix d’une nuit pour les hôtels non annulés à temps et quelquefois le prix intégral du séjour. Il suffit d’un appel pour éviter ces frais.

En cas de gréves ou d’annulation par le fournisseur, veuillez garder vos titres de transport non-utilisés et nous contacter pour faire une demande de remboursement auprès de la compagnie.